A clínica faz 40 avaliações no mês, apresenta 28 planos e aprova 14. Parece bom até alguém perguntar quantos começaram. Nove. Os outros cinco disseram sim, marcaram e sumiram. São R$ 21.000 de tratamento parado, com o paciente já convencido, esperando um telefonema que ninguém deu.
O essencial
- Aprovar e iniciar são etapas diferentes. Entre elas some um terço dos tratamentos na maioria das clínicas.
- Plano aprovado é receita quase certa: o paciente já venceu a dúvida sobre tratar e sobre onde tratar.
- Cinco planos parados de R$ 4.200 somam R$ 21.000, mais que o investimento mensal de mídia de muita clínica.
- A queda entre aprovação e início quase sempre é operacional: falta de agendamento imediato e falta de acompanhamento.
- Recuperar aprovado antigo é a ação de marketing mais barata que uma clínica pode fazer.
Onde a conversão realmente se perde?
O funil odontológico tem quatro passagens depois da avaliação, e cada uma tem um dono diferente na clínica. Considere um mês típico.
- 40 avaliações realizadas. Em 70% delas, um plano é efetivamente apresentado, o que dá 28.
- 28 planos apresentados. Metade é aprovada pelo paciente, o que dá 14.
- 14 planos aprovados. Só 64% viram tratamento iniciado, o que dá 9.
- 5 planos aprovados e parados, a um ticket médio de R$ 4.200, representam R$ 21.000 em espera.
- Ao longo de um ano, essa mesma taxa acumula R$ 252.000 de tratamento aprovado que nunca começou.
Repare que as duas primeiras passagens são clínicas e de comunicação. A terceira é puramente operacional, e é justamente ela que ninguém acompanha semanalmente.
Por que o paciente aprova e não começa?
Não é arrependimento. Na maior parte dos casos é atrito acumulado entre o sim e a primeira sessão. A tabela mostra os motivos mais frequentes e o que muda cada um.
| Motivo | Sinal na clínica | O que resolve | Onde atua |
|---|---|---|---|
| Saiu sem próxima data | Plano aprovado sem agendamento | Marcar antes de o paciente levantar | Recepção |
| Condição de pagamento travou | Aprova e pede para pensar | Simular parcela na hora da apresentação | Comercial |
| Perdeu o senso de urgência | Some por semanas e não responde | Explicar o custo de adiar, por escrito | Clínico |
| Ninguém retomou | Nenhum contato após a aprovação | Régua de acompanhamento em 3, 10 e 30 dias | Operação |
Nenhuma dessas quatro correções exige investimento em mídia. Todas mexem em processo, e as quatro juntas costumam mover mais receita do que aumentar a verba de campanha.
É o mesmo padrão que descrevemos em quanto custa um paciente novo para a sua clínica, só que uma etapa mais adiante no funil.
A régua que recupera plano parado
Plano aprovado e não iniciado é o lead mais quente que existe numa clínica. Ele não precisa ser convencido de nada, só precisa de data.
- Em 3 dias: contato pessoal, do profissional ou da coordenação, oferecendo duas datas concretas.
- Em 10 dias: mensagem com a informação clínica que sustenta a urgência daquele caso específico.
- Em 30 dias: revisão da condição de pagamento, que muitas vezes é o obstáculo real e não declarado.
- Em 90 dias: convite para reavaliação, porque o quadro clínico mudou e o plano precisa ser refeito.
- Sempre: registro do motivo no sistema, porque motivo financeiro e motivo de medo pedem abordagens opostas.
Como medir o funil de uma clínica odontológica
O sistema de gestão da clínica já tem quase todos esses campos. O que costuma faltar é alguém olhar para eles na mesma tela, toda semana.
Separe avaliação, plano e início
Três estados distintos. Quando o relatório mostra só “pacientes atendidos”, as três etapas viram uma e o gargalo fica invisível.
Registre o valor do plano, não só a aprovação
Taxa de aprovação em quantidade engana. Aprovar dez planos de R$ 800 não é o mesmo que aprovar dois de R$ 5.000, e a clínica precisa saber qual dos dois está acontecendo.
Acompanhe o estoque de aprovados parados
É um número que ninguém tem e que quase sempre assusta. Ele representa receita já negociada, esperando apenas execução.
Feche o ciclo com a origem
Saber que o paciente que veio de busca aprova mais que o que veio de rede social muda onde a verba vai no mês seguinte. Sem a origem registrada na entrada, essa comparação não existe. Cinco campos bastam:
- Origem do contato, registrada automaticamente.
- Data da avaliação e se um plano foi apresentado.
- Valor do plano apresentado e valor do aprovado.
- Data da primeira sessão executada, ou o motivo de não haver.
- Situação atual: em tratamento, parado ou encerrado.
Com esses campos, três números passam a existir e nenhum deles depende de paciente novo:
- Valor total de plano aprovado e não iniciado, o estoque parado.
- Tempo médio entre a aprovação e a primeira sessão.
- Motivo mais frequente de não execução, por faixa de valor.
Os erros que mais custam caro
Apresentar o plano por escrito e sem conversa
Orçamento entregue em papel na recepção vira comparação de preço. Plano apresentado pelo profissional, com o motivo clínico de cada item, vira decisão de saúde.
Deixar o paciente sair sem data
É o erro mais caro e o mais fácil de corrigir. Sair da clínica com a próxima sessão marcada muda a taxa de início mais que qualquer argumento.
Tratar todos os planos com a mesma régua
Uma restauração e uma reabilitação completa têm decisões diferentes. A primeira se resolve na hora. A segunda envolve família, orçamento e tempo, e precisa de acompanhamento próprio.
Investir em mídia com o funil furado
Trazer mais avaliação para uma clínica que perde um terço dos aprovados é encher um balde com furo. O dinheiro entra e sai pelo mesmo lugar, só que em volume maior.
Perguntas frequentes
Qual é uma taxa de início aceitável?
O número varia muito por perfil de tratamento e por região, então comparar com média de mercado ajuda pouco. O que importa é a sua própria série: se a taxa cai mês a mês, algo mudou na apresentação ou no acompanhamento.
Vale a pena oferecer desconto para o paciente começar?
Costuma ser a última alavanca, não a primeira. Antes dela vêm marcar na hora, simular a parcela e explicar o custo de adiar. Desconto oferecido cedo demais ensina o paciente a esperar por ele.
Como recuperar plano aprovado de meses atrás?
Com reavaliação, não com cobrança. O quadro clínico mudou, e convidar para uma nova avaliação é mais honesto e converte melhor do que insistir num plano que talvez não seja mais o adequado.
O sistema da clínica dá conta ou preciso de CRM?
Na maior parte dos casos o próprio sistema resolve, desde que registre origem, status do plano e motivo da não execução. Se esses três campos existem, o acompanhamento é questão de rotina, não de ferramenta.
Marketing ajuda na etapa de aprovação?
Ajuda antes dela. Quem chega tendo lido sobre o procedimento e entendido o porquê aprova mais e discute menos preço. É conteúdo, não anúncio, que faz esse trabalho.
Onde começar
Peça ao seu sistema a lista de planos aprovados nos últimos seis meses que nunca tiveram uma sessão executada. Some o valor. Esse número é a sua receita parada, e ele existe hoje, sem depender de nenhum paciente novo.
Antes de aumentar a verba de mídia, trabalhe essa lista. É o único investimento de marketing com o convencimento já feito.
Veja como a OCA11 estrutura marketing para clínicas de odontologia.
Se a sua clínica trabalha com avaliação gratuita, vale entender quem essa oferta atrai antes de aumentar o volume. Está em quem a avaliação gratuita realmente atrai.
